Was ist eine Retrospektive – wie ist die Definition?
In vielen Organisationen und Teams hörst du häufig das Wort "Retrospektive". Aber was ist damit gemeint?
<div class="definition">Eine Retrospektive ist ein Treffen, das genutzt wird, um aus der Vergangenheit zu lernen. In dieser blicken die Teammitglieder auf die gemeinsame Zusammenarbeit zurück und reflektieren mithilfe geeigneter Methoden darüber, wie sie ihre Zusammenarbeit zukünftig (noch) effizienter und zielgerichteter gestalten können.<br/><br/>
Retrospektiven werden regelmäßig durchgeführt und in der Regel von einer Person moderiert, die eine Haltung der Allparteilichkeit einnehmen kann. Eine regelmäßige Durchführung und eine Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen helfen den Teammitglieder, sukzessive eine Haltung der kontinuierlichen Verbesserung zu entwickeln.<span>Definition Retrospektive</span></div>
So viel zur Definition. Schauen wir uns im nächsten Abschnitt die Ziele einer Retrospektive an.
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Was ist das Ziel einer Retrospektive?
Das Ziel einer Retrospektive ist es, die Zusammenarbeit im Team und damit auch das eigene Arbeitsumfeld kontinuierlich zu verbessern. Dabei geht es darum, Hindernisse zu erkennen, Prozesse zu optimieren und so die Effektivität und Effizienz des Teams zu steigern. Ob es um die Verbesserung der Arbeitsabläufe, die Qualität der Arbeitsergebnisse oder das Teamklima geht – die Retrospektive dient dazu, die Teamarbeit auf die nächste Stufe zu heben.
Haltung der kontinuierlichen Verbesserung entwickeln
Regelmäßig durchgeführt helfen Retrospektiven deinem Team dabei, eine Haltung der kontinuierlichen Verbesserung zu entwickeln. Damit meine ich, dass deine Teammitglieder sukzessive lernen, nicht nur während einer Retrospektive, sondern auch im Arbeitsalltag aktiv nach Optimierungspotenzial Ausschau zu halten und dieses zeitnah umzusetzen.
Ich habe beispielsweise schon mit Teams arbeiten dürfen, in denen Teammitglieder nach einer gewissen Zeit nicht mehr auf die Retrospektive gewartet haben. Stattdessen haben sie Probleme direkt im Anschluss an Teamtermine diskutiert und dabei Verbesserungsmaßnahmen beschlossen. Wenn dir das gelingt, hast du wahrlich gute Arbeit geleistet – und dein Team hat einen wichtigen Schritt in Richtung Selbstorganisation gemacht.
Schritt zum High Performance Team
Wenn dein Team kontinuierlich reflektiert und sich verbessert, hat es die besten Voraussetzungen, auf einem hohen Niveau zu arbeiten und echte Spitzenleistungen zu erbringen. Retrospektiven sind deshalb ein essenzieller Baustein auf dem Weg zum High Performance Team. Aus diesem Grund haben wir sie in unsere Teamdefinition und unsere Antwort auf die Frage "Was ist ein Team?" aufgenommen. Sprich: Die regelmäßige Durchführung einer Retrospektive ist für uns eine Eigenschaft, die ein Team ausmacht und ein Team von einer Gruppe von Menschen unterscheidet.
Du siehst: Die Durchführung einer Retrospektive ist ein wertvolles Werkzeug in der Teamentwicklung und Teambildung.
Wer moderiert die Retrospektive?
In der Regel wird die Rolle der Moderation von Agile Coaches, Scrum Mastern, Führungskräften oder einzelnen Teammitgliedern übernommen.
Wenn du die Moderation der Retrospektive übernimmst, musst du eine Haltung der Allparteilichkeit einnehmen und vertreten können. Damit meine ich, dass die Teammitglieder spüren, dass alle Meinungen innerhalb der Retrospektive gleich gültig sind und du keine bevorzugst oder einer Meinung zugeneigt bist. Oder mit anderen Worten: Du bist die neutrale Schweiz.
Erst, wenn deine Teammitglieder das spüren, werden sie das Gefühl haben, dass eine aktive Beteiligung an einer Diskussion in der Retrospektive sinnvoll und sicher ist. Ganz egal, ob ihre eigene Meinung extrem oder Mainstream, die eigene Stimme laut oder leise, das eigene Selbstbewusstsein groß oder klein ist. Nur dann können Lösungen entstehen, die alle Ressourcen aktivieren, alle Meinungen einbeziehen und von allen deinen Teammitgliedern mitgetragen werden.
Im Umkehrschluss bedeutet das: Wenn du bemerkst, dass es dir schwer fällt, in einer Situation oder bei einem speziellen Thema die Haltung der Allparteilichkeit einzunehmen, solltest du eine andere Person (wie beispielsweise einen anderen Team-Coach) darum bitten, die Moderation der anstehenden Retrospektive zu übernehmen. Ansonsten riskierst du eine Verletzung der psychologischen Sicherheit oder anderweitige Teamprobleme.
Fünf Tipps für eine wertstiftende Retrospektive
Um eine wertstiftende und zielführende Retrospektive durchzuführen, solltest du meiner Erfahrung nach folgende Aspekte berücksichtigen:
- 1. Binde alle Teammitglieder ein
- 2. Feiere Erfolge und schätze wert, was funktioniert
- 3. Berücksichtige den Entwicklungsstand deines Teams
- 4. Lasse das Team über die Teilnehmenden entscheiden
- 5. Achte auf eine regelmäßige Durchführung
Schauen wir uns genauer an, was ich damit meine.
1. Binde alle Teammitglieder ein
Es ist nicht nur am Anfang der Retrospektive wichtig, dass alle Teammitglieder kurz zu Wort kommen. Auch im weiteren Verlauf der Retrospektive sollte jedes Teammitglied die Möglichkeit haben, sich zu beteiligen. Achte deshalb bei der Planung deiner Retrospektive und der Wahl der Methoden darauf, dass alle eingebunden werden.
Bei größeren Teams kann es hilfreich sein, Diskussionen in Kleingruppen zu führen statt im großen Plenum. Methodensammlungen wie Liberating Structures bieten dir eine gute Grundlage, um alle Teammitglieder aktiv einzubeziehen und eine echte Beteiligung zu fördern.
2. Feiere Erfolge und schätze wert, was funktioniert
In einer Retrospektive geht es darum, Verbesserungspotenziale zu erkennen und Maßnahmen abzuleiten – also sich kontinuierlich zu verbessern. Doch genauso wichtig ist es, das, was bereits gut funktioniert, nicht zu übersehen.
Deshalb solltest du in deiner Retrospektive auch die positiven Aspekte und Erfolge in der Teamarbeit herausarbeiten. Eine einfache Frage wie "Was lief gut?" hilft dabei, Erfolge zu feiern und funktionierende Abläufe wertzuschätzen. Nachdem die Stärken deines Teams gewürdigt wurden, kannst du den Blick auf mögliche Optimierungen und konkrete Verbesserungsmaßnahmen richten.
3. Berücksichtige den Entwicklungsstand deines Teams
Wenn du in der Literatur, im Internet oder bei Meetups nach Methoden für deine Retrospektive suchst, wirst du eine riesige Auswahl an Möglichkeiten finden. Aber passt die gefundene Methode wirklich zu deinem Team? Kann sie bei deinen Teammitgliedern funktionieren und dir helfen, dein Team weiterentwickeln?
Ich empfehle dir, über diese Fragen nachzudenken, bevor du sie in deiner Retrospektive zur Anwendung bringst. Dabei helfen dir unser Modell für nachhaltige Teamentwicklung und die fünf Entwicklungsfelder psychologische Sicherheit, Wissen, Erfahrung, Haltung und Werte.
Aus der Anwendung des Modells ergeben sich spannende Fragen – wie beispielsweise:
- Welche Art von psychologischer Sicherheit ist für eine erfolgreiche Anwendung der Methode notwendig? Verfügt dein Team über diese psychologische Sicherheit?
- Welches Wissen ist notwendig? Haben deine Teammitglieder dieses Wissen?
- Welche Art von Erfahrung ist notwendig? Haben deine Teammitglieder diese Erfahrung?
- Welche Werte und Teamregeln oder Prinzipien braucht es? Verfügt dein Team über die notwendigen Werte? Müssen die Werte deines Teams dafür überarbeitet werden?
- Haben deine Teammitglieder die passende Haltung entwickelt oder könnte ihre Haltung sogar kontraproduktiv sein?
Übrigens: Das Modell für nachhaltige Teamentwicklung ist unsere Alternative zum Phasenmodell von Tuckman. Es ist neben unserer Teamdefinition, den Leitfragen und dem Regelkreis wichtiger Bestandteil unserer JTIA-Methode. Das ist eine Methode, mit der du alle Teams weiterentwickeln kannst, obwohl jedes Team bekanntlich anders ist. Wenn du mehr über die JTIA-Methode oder unser Modell für nachhaltige Teamentwicklung erfahren möchtest, haben wir dir alles kompakt in den verlinkten Artikeln zusammengefasst.
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4. Lasse das Team über die Teilnehmenden entscheiden
In einigen Fällen macht es durchaus Sinn, Führungskräfte, Teammitglieder anderer Teams oder auch externe Dienstleister zur Retrospektive einzuladen. Die letztendliche Entscheidung darüber liegt jedoch allein bei deinen Teammitgliedern. Nur sie können außenstehende Personen zur Retrospektive zulassen – müssen es aber nicht.
Teilnehmende, die nicht zum Team gehören, wie beispielsweise People Leads,– unabhängig von ihrer konkreten Rolle innerhalb der Organisation – keinen Anspruch darauf, an einer Retrospektive teilnehmen nehmen zu können. In einem solchen Fall hast du den sicheren Raum zu wahren, indem du Gästen die Bedeutung der Retrospektive verdeutlichst und diese gegebenenfalls des Raumes verweist. In den meisten Fällen reicht hierfür ein kurzes Einzelgespräch. Sollte die Person dennoch auf ihre Teilnahme bestehen, rate ich dir, die Retrospektive im schlimmsten Fall zu verschieben.
Übrigens: Das gilt nicht nur für Retrospektiven. Sollten vertrauliche und teaminterne Inhalte in der Teambesprechung zur Sprache kommen, solltest du auch hier auf die Vertraulichkeit achten und außenstehende Teilnehmende nach Rücksprache mit deinen Teammitgliedern ausschließen.
5. Achte auf eine regelmäßige Durchführung
Teams, die Scrum einsetzen, führen ihre Retrospektive üblicherweise durch, sobald die laufende Iteration (der sogenannte Sprint) beendet ist. Wenn du kein Scrum Team begleitest oder dein Team nicht in Sprints arbeitet, empfehle ich dir, deine Retrospektive alle zwei bis vier Wochen durchzuführen – zumindest als Startpunkt. Je mehr Erfahrung dein Team sammelt und je mehr sich die gemeinsame Teamarbeit verbessert, desto größer können die Abstände zwischen den einzelnen Retrospektiven werden.
